Цели и результаты управления коммуникациями
Понимание целей и результатов управления коммуникациями помогает выстроить осмысленный и непрерывный процесс на всех этапах проекта, избегая формального подхода. Это обеспечивает цикл, в котором каждый этап создаёт основу для эффективного обмена информацией на следующем.
Этап 1. Инициация проекта
На этапе инициации определяются цели, концепция, ключевые стейкхолдеры, ограничения и возможности проекта. Именно здесь вы начинаете выстраивать коммуникационную систему: выявляете, кому и о чём нужно сообщать, фиксируете первые договорённости и правила взаимодействия.
Цели управления коммуникациями на этапе инициации
- Выявить коммуникационные ожидания и потребности ключевых стейкхолдеров
- Выявить ключевые риски коммуникаций
- Сформировать единое первое представление о проекте у стейкхолдеров
- Зафиксировать первичные договорённости и требования стейкхолдеров
- Создать базовые правила и базовый план коммуникаций
- Спроектировать процесс мониторинга и контроля коммуникаций
Результаты управления коммуникациями на этапе инициации
Базовые документы и основы для детального планирования:
- План коммуникаций, график управления коммуникациями, матрица RACI
- Реестр рисков
- Правила коммуникаций
- Запланировать ресурсы на управление коммуникациями
Результаты управления коммуникациями на этапе инициации проекта образуют фундамент, на котором строится система его коммуникаций. Созданные проекты ключевых документов, базовые правила и зафиксированные договорённости формируют первичную структуру информационных потоков и служат отправной точкой для детального анализа и планирования на следующем этапе.
Этап 2. Планирование проекта
На этапе планирования вы превращаете первичную структуру, заложенную на этапе инициации, в полноценную систему управления коммуникациями: уточняете потребности стейкхолдеров, формализуете правила, закрепляете ответственность и формируете пакет документов для управления информационным обменом на следующих этапах.
Цели управления коммуникациями на этапе планирования
- Уточнить коммуникационные потребности стейкхолдеров
- Детализировать план коммуникаций
- Формализовать график и ответственность за коммуникации
- Детализировать реестр рисков
- Подготовить шаблоны сообщений, встреч и кризисных сценариев
- Спроектировать механизмы обратной связи и урегулирования разногласий
- Организовать мониторинг и контроль коммуникаций
- Заложить ресурсы на коммуникационные мероприятия
Результаты управления коммуникациями на этапе планирования
Детальные документы и регламенты:
- Система управления коммуникациями
- План коммуникаций, график и матрица RACI
- Реестр рисков
- Комплект шаблонов (сообщения, встречи, кризисные сценарии)
- Регламенты обратной связи и эскалации
- Метрики эффективности и контрольные точки
- Ресурсы на коммуникационные мероприятия
Детальные документы и регламенты, созданные на этапе планирования, делают коммуникации предсказуемыми и управляемыми. С помощью сформированной системы на этом этапе вы будете направлять и координировать информационные потоки на следующих этапах.
Этап 3. Выполнение проекта
На этапе выполнения коммуникации достигают максимальной интенсивности. Спроектированная на ранних этапах система управления коммуникациями проходит проверку: вы реализуете запланированный обмен информацией, оперативно реагируете на отклонения и фиксируете результаты взаимодействия со стейкхолдерами.
Цели управления коммуникациями на этапе выполнения
- Реализовать план коммуникаций
- Оперативно решать незапланированные коммуникационные задачи
- Поддерживать обратную связь со стейкхолдерами и оперативно реагировать
- Фиксировать результаты взаимодействия со стейкхолдерами
- Разрешать конфликты и недопонимание
- Обеспечить мониторинг и адаптацию к изменениям
Результаты управления коммуникациями на этапе выполнения
- Своевременный обмен информацией со стейкхолдерами
- Журнал коммуникаций и протоколы встреч
- Выявленные и устранённые сбои, конфликты
- Данные мониторинга и своевременная адаптация коммуникации
Этап выполнения принимает на себя основной объём коммуникаций и служит источником данных для мониторинга и контроля. Своевременная фиксация взаимодействий со стейкхолдерами и оперативное реагирование на отклонения создают основу для оценки эффективности системы на следующем этапе.
Этап 4. Мониторинг и контроль проекта
Этот этап можно выделять только условно, так как все его процессы происходят параллельно и в тесной связке с предыдущими этапами, продолжаясь до самого завершения проекта. На этапе планирования закладываются метрики, контрольные точки и механизмы обратной связи, которые затем используются для мониторинга и контроля на всех последующих этапах. На этапе выполнения эти метрики и механизмы используются в ежедневной работе, позволяя оперативно фиксировать отклонения и корректировать стратегии. Таким образом, к этапу мониторинга и контроля вы подходите с уже работающей системой сбора данных, которую остаётся только анализировать и корректировать. Разница мониторинга и контроля на разных этапах заключается лишь в степени формализации и глубине анализа.
Этап 5. Завершение проекта
На этапе завершения подводятся итоги и формально закрывается проект. Управление коммуникациями работает на финальную точку: вы планомерно прекращаете регулярный обмен информацией, завершаете отношения со стейкхолдерами и сохраняете накопленный опыт.
Цели управления коммуникациями на этапе завершения
- Планомерно прекратить регулярные коммуникации и закрыть основные каналы
- Провести финальные коммуникации
- Передать коммуникационные обязательства и историю взаимодействия новым ответственным (если необходимо)
- Зафиксировать результаты управления коммуникациями
- Извлечь уроки и архивировать коммуникационные артефакты
Результаты управления коммуникациями на этапе завершения
- Закрытые коммуникации
- Переданные отношения и основа для будущих проектов
- Юридическая, финансовая и репутационная защищённость
- База знаний, контактов и опыт, архив документов и материалов для управления коммуникациями
Завершающий этап закрепляет результаты всей коммуникационной работы. Системная фиксация итогов и архивация опыта создают фундамент для эффективного старта коммуникаций в следующих проектах.
